Sanatorium TOPAS

Sanatorium TOPAS: outsourcing IT služeb

Sanatorium TOPAS s.r.o. provozuje nestátní zdravotnická gerontopsychiatrická zařízení zaměřená zejména na pacienty, kteří trpí Azheimerovou chorobu a dalšími typy demencí i různými fyzickými postiženími, včetně onkologických onemocnění. Tato zařízení ve Škvorci, Ostředku a u Sečské přehrady mají celkem více než 400 lůžek.

Značné nároky na IT podporu vyplývají z nutnosti koordinovat řadu činností

• účetnictví a personalistika
• zdravotnické aplikace
• další speciální aplikace (například objednávky jídel)
• každodenní operativa – schvalování objednávek, administrativa služebních cest apod.
• správa dokumentů

Situace: Příliš komplikované a nákladné IT

Tyto informační systémy byly provozovány na vlastních serverech, o které se starala externí firma. Stav a funkce systémů ale neodpovídaly potřebám uživatelů, navíc muselo vedení poměrně často řešit různé technické záležitosti a problémy. To zdržovalo a vyvolávalo zbytečné náklady. Potřeba změny získávala na naléhavosti v souvislosti s tím, že:

• společnost potřebovala nový informační systém pro podporu výroby a distribuce jídel. V rámci stávajícího uspořádání by byl vývoj systému na míru neúnosně komplikovaný
• Bylo otevřeno další sanatorium (Ostředek), takže bylo zapotřebí řešit komunikaci a sdílení informací mezi třemi lokalitami

Řešení: Přenesení plné odpovědnosti na iPodnik

Dnes zajišťují veškerou péči o informační systémy, včetně podpory uživatelů, specialisté společnosti iPodnik. „Už to není moje starost. Když je problém, prostě tam zavolám nebo pošlu e-mail a mám jistotu, že se tím okamžitě začne zabývat někdo, kdo je k tomu plně kvalifikovaný,“ vysvětluje ředitel společnosti MUDr. Alexander Kučera.

Snadnější není jen každodenní správa systému a podpora, ale také rozhodování. Dnes vypadá tak, že v klíčových okamžicích vybírá vedení společnost z různých alternativ na základě podkladů, které připravuje iPodnik. MUDr. Kučera k tomu říká. „Nejsem IT expert, nicméně občas si o tom něco přečtu, takže jsem schopen se orientovat. Vím proto, že nám iPodnik nabízí dobrá řešení, která jsou v souladu s trendy. Vítám také, že jsou proaktivní a upozorňují nás na nové možnosti.“

Nově nasazované systémy jsou s využitím konceptu cloud computing provozovány z hostovacího centra, kde o ně experti iPodniku pečují 24 hodin denně, včetně pravidelného zálohování, optimalizaci, údržby apod. Stávající systémy jsou nadále provozovány z dosavadního hardware nicméně i za jejich provoz převzala odpovědnost společnost iPodnik.

Uživatelé mohou do hostovaných systémů přistupovat odkudkoliv, kde mají s sebou svůj notebook. Veškerá data a dokumenty jsou ukládány do centrálního úložiště, takže neexistuje možnost ztráty nebo smazání omylem.

• Ekonomický systém Pohoda
• Microsoft SharePoint pro sdílení dokumentů. Každý tak má přístup ke všem dokumentům, které potřebuje ke své práci a zároveň je zaručeno, že nikdo nebude nahlížet do jiných složek než k jakým má oprávnění.
• Aplikace pro podporu výroby a distribuce jídel, jejíž vývoj je dokončován
• Hladký přechod a bezchybné služby

Přechod na systémy provozované modelem cloud computing byl rychlý a hladký. Pro uživatele vlastně znamenal jen jiný způsob logování (přihlašování). Experti iPodnik vše připravili podle potřeb uživatelů a poskytli potřebnou podporu při přenosu dosavadních dat do nového účetního systému.

Jak dnes MUDr. Kučera říká, za zlomový okamžik lze označit spíše zahájení spolupráce s dodavatelem, který nečeká na pokyny, ale je schopen zorientovat se v situaci, najít několik variant řešení a předložit je k rozhodnutí. Na základě takového srovnání bylo přijato i rozhodnutí využít hostingového centra. „Je to po všech stránkách zajímavější. Nemusíme kupovat žádné zařízení, nemusíme řešit údržbu a správu. Mohu říci, že jsem spokojený nad očekávání – s tímto modelem i se službami iPodnik,“ uzavírá ředitel sanatoria.